Ce documente sunt obligatorii pentru comis-voiajori si comenzile catre agentii de vanzari?

In cazul in care o firma de distributie face livrari si catre persoane fizice pe baza comenzilor luate de catre agentii de vanzari, stabilim care sunt documentele ce trebuie intocmite de catre firma de distributie.

Precizam ca in legislatia din Romania, termenul de comis-voiajor nu este niciunde definit.

Conform DEX, comis-voiajorul este " Persoana care se ocupa cu mijlocirea vinzarilor de marfuri, deplasindu-se in diverse locuri in cautarea unor beneficiari."

In OUG 28/1999 privind obligatia operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale - republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, dar proaspat modificata si completata prin OUG 91/2014, se arata:

"Art. 1
(1) Operatorii economici care incaseaza, integral sau partial, cu numerar sau prin utilizarea cardurilor de credit/debit sau a substitutelor de numerar contravaloarea bunurilor livrate cu amanuntul, precum si a prestarilor de servicii efectuate direct catre populatie sunt obligati sa utilizeze aparate de marcat electronice fiscale.

(2) Operatorii economici prevazuti la alin. (1), denumiti in continuare utilizatori, au obligatia sa emita bonuri fiscale cu aparate de marcat electronice fiscale si sa le inmineze clientilor. La solicitarea clientilor, utilizatorii vor elibera acestora si factura.


Art. 2
Se excepteaza de la prevederile art. 1 alin. (1) incasarile efectuate din urmatoarele activitati:
h) comertul cu amanuntul prin comis-voiajori, precum si prin corespondenta, cu exceptia livrarilor de bunuri la domiciliu efectuate de magazine si unitatile de alimentatie publica, pe baza de comanda;

Art. 21
in situatiile in care pentru incasarea cu numerar a contravalorii bunurilor livrate cu amanuntul si a serviciilor efectuate catre populatie, in cazul activitatilor prevazute la art. 2 lit. f), g), h), i), j), k) si l) nu sunt utilizate aparate de marcat electronice fiscale, este obligatorie emiterea de chitante, in conditiile legii."

Conform art. 4 din Normele metodologice din 2003 de aplicare a OUG 281/1999, prin livrari de bunuri cu amanuntul si prestari de servicii direct catre populatie se intelege acele activitati desfasurate cu caracter permanent. Nu intra in aceasta categorie eventualele livrari de bunuri si prestari de servicii direct catre persoane fizice efectuate intimplator de catre agentii economici, altii decit comerciantii cu amanuntul.

Din cele prezentate, se intelege faptul ca societatea dvs, atita timp cit face livrari de bunuri catre populatie cu caracter permanent, trebuie sa aiba inscris in obiectul de activitate coduri CAEN aferente comertului cu amanuntul (direct catre populatie).

Dar, avind in vedere faptul ca spuneti ca livrarea catre populatie se face pe baza de comanda luata de catre agentii dvs de vinzari, codurile CAEN potrivite ar fi cele care se refera la comert cu amanuntul care nu se desfasoara prin magazien proprii (specializate).

Astfel de coduri CAEN ar fi 4799 - Comert cu amanuntul efectuat in afara magazinelor, standurilor, chioscurilor si pietelor sau 4791 - Comert cu amanuntul prin intermediul caselor de comenzi sau prin Internet (desi acesta din urma nu se incadreaza activitatii dvs, deoarece nu aveti activitate de comert prin internet).

Daca analizam exceptia de la utilizarea caselor de marcat fiscale (litera h) de mai sus), se constata ca aceasta exceptie este data pentru comertul facut prin comis voiajori (persoane care nu iau o comanda prealabila) sau pentru livrarea produselor prin corespondenta (adica prin curieri, cu plata ramburs la acestia, care, pentru incasarea banilor, emit un document propriu), insa nu este exceptat comertul efectuat pe baza de comanda.

Intelegem ca agentii dvs iau comanda de la persoane fizice, le livreaza bunurile direct acestora si incaseaza banii numerar.

In aceasta situatie, societatea dvs nu este exceptata de la utilizarea casei de marcat.

Astfel, documentele care trebuie emise sint urmatoarele:
- comanda primita de la clientii persoane fizice;
- bonul fiscal emis de casa de marcat, care se ataseaza produselor ce se livreaza persoanelor fizice de catre agentii dvs, care vor incasa banii de la destinatari.

In cazul in care clientul - persoana fizica - solicita si factura, atunci sinteti obligat sa o emiteti (impreuna cu bonul fiscal), tinind cont de prevederile art. 155 alin. (19) din Codul fiscal.

Raspuns oferit de specialistii www.portalcontabilitate.ro