Emiterea bonului fiscal inainte de incasarea numerarului. Cum se procedeaza corect?

In ce priveste unor marfuri prin agenti proprii si emiterea bonului fiscal inainte de incasarea numerarlui, regasiti mai jos procedura corect, in functie de legislatia actuala.

In OUG 28/1999 privind obligatia operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale - republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, la art. 1 alin. (1) se prevede:

"(1) Operatorii economici care incaseaza, integral sau partial, cu numerar sau prin utilizarea cardurilor de credit/debit sau a substitutelor de numerar contravaloarea bunurilor livrate cu amanuntul, precum si a prestarilor de servicii efectuate direct catre populatie sunt obligati sa utilizeze aparate de marcat electronice fiscale."

Din textul de lege citat se retine ca emiterea bonului fiscal trebuie facuta la incasarea contravalorii bunurilor / serviciilor.
Insa ce inseamna ca marfa este livrata ulterior? Dupa cit timp?

Daca se emite bonul fiscal azi, iar marfa este livrata si incasata maine, atunci nu este in ordine.

Bonul fiscal se va emite de indata ce marfa este pregatita pentru a fi livrata, iar agentul societatii va incasa banii intr-un timp foarte scurt, in aceeasi zi.

Din pacate, exceptia de la utilizarea casei de marcat prevazuta la art. 2 lit. h) este data doar pentru livrari prin curier si nu si prin agentii proprii.

Situatia aceasta creeaza un mic decalaj de timp intre emiterea bonului fiscal de la sediul societatii si livrarea si incasarea efectiva a banilor de catre agent, plus timpul in care agentul revine la societate cu suma respectiva, chiar daca toate aceste operatiuni au loc intr-o singura zi si, poate, intr-o ora-doua.

Acest decalaj de timp ar putea crea societatii anumite incoveniente in ceea ce priveste nedetinerea sumei de bani efectiv in sertarul casei de marcat si / sau in casierie, pina la sosirea agentului cu numerarul respectiv (fapt ce echivaleaza cu minus in casierie).

La un eventual control, care ar putea fi efectuat tocmai in intervalul de timp in care agentul este pe teren pentru livrarea marfii, s-ar putea demonstra lipsa sumei respective (bonul fiscal fiind emis) prin comanda emisa de client si foaia de parcurs evidentiata intr-o situatie interna a societatii din care sa rezulte ca agentul are ca destinatie clientul de la care s-a primit comanda, caruia i se livreaza marfa si de la care se incaseaza contravaloarea acesteia, inscrisa deja pe bonul fiscal.

O varianta ar fi ca in momentul in care s-a emis bonul fiscal pentru contravaloarea marfii ce urmeaza a fi livrata persoanei fizice si de la care se incaseaza numerarul la livrare sa se intocmeasca o dispozitie de plata din casierie pe numele agentului exact pe suma din bonul fiscal, drept avans de trezorerie.

La returnarea banilor, i se va intocmi o dipozitie de incasare.

O alta varianta pentru a se reglementa aceasta situatie privind decalajul de timp, chiar mic, intre momentul emiterii bonului si remiterea sumei de bani efectiv in casierie ar fi dotarea agentului de vinzare cu o casa de marcat portabila, cu ajutorul careia sa emita bonul fiscal la inminarea coletului catre destinatar si incasarea banilor.

Raspuns oferit de expertul contabil Bogdan Costea pentru www.portalcontabilitate.ro