Norme privind inventarierea activelor si datoriilor

28-Ian-2011

8254

ORDINUL COMISIEI DE SUPRAVEGHERE A ASIGURARILOR Nr. 1/2011

pentru punerea in aplicare a Normelor privind organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor, capitalurilor proprii si a tranzactiilor privind activitatea de asigurare si de reasigurare ale asiguratorilor/reasiguratorilor si brokerilor de asigurare/reasigurare

Firme interesate
Cele din domeniul asigurarilor si reasigurarilor

Cine ar trebui sa citeasca aceste acte
Directorul Executiv, Directorul Economic, consilier juridic, specialisti financiari din Administratia publica centrala, broker de asigurare/reasigurare

Totul despre documentele de contabilitate primara Solutii de organizare a gestiunilor

Vezi AICI detalii

Contractul de mandat Optimizare fiscala Avantaje si dezavantaje

Vezi AICI detalii

Cartea verde a contabilitatii varianta tiparita

Vezi AICI detalii

Index
Prevederile prezentelor norme referitoare la inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii reprezinta dispozitii generale specifice domeniului asigurarilor si se completeaza cu normele emise in acest sens de Ministerul Finantelor Publice, in masura in care acestea nu contravin prezentelor reglementari.

In sensul prezentelor norme inventarierea reprezinta ansamblul operatiunilor prin care se constata existenta tuturor elementelor de natura activelor, datoriilor, capitalurilor proprii si tranzactiilor privind activitatea de asigurare si de reasigurare, respectiv cantitativ-valoric sau numai valoric, dupa caz, la data la care aceasta se efectueaza.

Inventarierea are ca scop principal stabilirea situatiei reale a tuturor elementelor de natura activelor, datoriilor, capitalurilor proprii si a tranzactiilor privind activitatea de asigurare si de reasigurare ale fiecarei entitati, precum si a bunurilor si valorilor detinute cu orice titlu, apartinand altor persoane juridice sau fizice, in vederea intocmirii situatiilor financiare anuale care trebuie sa ofere o imagine fidela a pozitiei financiare si a performantei entitatii pentru respectivul exercitiu financiar.

In temeiul prevederilor reglementarilor contabile specifice domeniului asigurarilor si ale Legii contabilitatii nr. 82/1991, republicata, entitatile au obligatia sa efectueze inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii detinute, la inceputul activitatii, cel putin o data in cursul exercitiului financiar pe parcursul functionarii lor, in cazul transferului de portofoliu, fuziunii, divizarii, lichidarii sau incetarii activitatii sau retragerii autorizatiei de functionare, precum si in urmatoarele situatii:

a) la cererea Comisiei de Supraveghere a Asigurarilor si a altor institutii de control ale statului, cu prilejul efectuarii controlului;
b) cand sunt indicii ca exista lipsuri sau plusuri in gestiune, care nu pot fi stabilite cert decat prin inventariere;
c) ori de cate ori intervine o predare-primire de gestiune;
d) cu prilejul reorganizarii gestiunilor;
e) ca urmare a calamitatilor naturale sau a unor cazuri de forta majora;
f) in alte cazuri prevazute de lege.

In cazul in care, in situatiile enumerate la alin. (1), sunt inventariate toate elementele de natura activelor dintr-o gestiune, aceasta poate tine loc de inventariere anuala, cu aprobarea administratorului, consiliului de administratie, respectiv membrilor directoratului, dupa caz, cu conditia ca in registrul-inventar sa se cuprinda valoarea activelor faptice inventariate si inscrise in listele de inventariere, actualizate cu intrarile si iesirile din perioada cuprinsa intre data inventarierii si data incheierii exercitiului financiar.

Toate elementele de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii trebuie sa fie date in administrare/raspundere gestionara sau in folosinta, dupa caz, persoanelor semnificative ale entitatii, gestionarilor ori administratorilor, dupa caz. In acest sens, entitatile trebuie sa emita decizii insotite de proceduri proprii referitoare la desemnarea nominala a persoanelor care sunt responsabile de administrarea fiecarui element de activ, datorie si capitaluri proprii.

Inventarierea anuala a elementelor de natura activelor, datoriilor, capitalurilor proprii si a tranzactiilor privind activitatea de asigurare si de reasigurare ale asiguratorilor se face obligatoriu cu ocazia incheierii exercitiului financiar.

La asiguratorii/reasiguratorii cu activitate complexa, inventarierea/verificarea gestiunilor intermediarilor in asigurari/reasigurari poate fi efectuata pe parcursul exercitiului financiar, cu conditia asigurarii valorificarii si cuprinderii rezultatelor inventarierii/verificarii in situatiile financiare anuale, intocmite pentru exercitiul financiar respectiv.

Inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii se efectueaza de catre comisii de inventariere in baza procedurilor proprii aprobate in acest sens. Comisiile de inventariere sunt numite prin decizie scrisa, emisa de administrator, consiliul de administratie, respectiv membrii directoratului, dupa caz.

In decizia de numire se mentioneaza in mod obligatoriu componenta comisiei de inventariere (numele presedintelui si membrilor comisiei), modul de efectuare a inventarierii, metoda de inventariere utilizata, gestiunea supusa inventarierii, data de incepere si de terminare a operatiunilor de inventariere.

Comisiile de inventariere sunt coordonate, acolo unde este cazul, de catre o comisie centrala, numita prin decizie scrisa, emisa de persoanele prevazute la alin. (1). La nivelul subunitatilor fara personalitate juridica organizarea inventarierii se asigura tot de catre comisii de inventariere coordonate de catre comisia centrala. In cazul brokerilor de asigurare si/sau reasigurare cu un numar de salariati redus, inventarierea poate fi efectuata de catre o singura persoana. In aceasta situatie, raspunderea pentru corectitudinea inventarierii revine administratorului.

Comisia centrala de inventariere are sarcina sa organizeze, sa instruiasca, sa supravegheze, sa controleze modul de efectuare a operatiunilor de inventariere si sa asigure inregistrarea rezultatelor inventarierii in situatiile financiare anuale. Comisia centrala se asigura ca programul referitor la desfasurarea inventarierii anuale se desfasoara pana la finalizarea lucrarilor de incheiere a exercitiului financiar.

Rezultatele din procesul verbal, intocmit cu scopul de a lua deciziile care se impun, sunt prezentate pentru valorificare administratorului, consiliului de administratie, respectiv membrilor directoratului, dupa caz.
Comisia centrala de inventariere raspunde de efectuarea tuturor lucrarilor de inventariere, potrivit prevederilor legale.
Pentru desfasurarea in bune conditii a operatiunilor de inventariere, comisiile de inventariere vor fi alcatuite din cel putin 2-4 persoane cu pregatire corespunzatoare de specialitate din cadrul departamentelor de asigurari de viata si/sau

asigurari generale, daune, reasigurari, juridic si alte departamente, membri ai comisiilor de investitii, ai comitetului de daune, conform structurii organizatorice, care sa asigure sau sa certifice efectuarea corecta si la timp a inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii, precum si a tranzactiilor privind activitatea de asigurare si reasigurare, inclusiv evaluarea lor conform reglementarilor contabile specifice domeniului asigurarilor.

Inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii, precum si a tranzactiilor privind activitatea de asigurare si reasigurare ale entitatilor se efectueaza numai cu salariati proprii.
Din comisia de inventariere nu pot face parte gestionarii stocurilor de materiale sau ai altor disponibilitati banesti aflate in casierii sau salariatii/intermediarii cu atributii de incasare a primelor de asigurare supuse inventarierii, contabilii care tin evidenta gestiunilor respective si nici auditorii interni sau statutari.

Pentru inventarierea documentelor de asigurare date spre administrare si utilizare salariatilor proprii si/sau intermediarilor persoane fizice sau persoane juridice, entitatile emit obligatoriu proceduri proprii astfel incat sa se asigure inventarierea cel putin o data pe an a acestor gestiuni si cuprinderea rezultatelor inventarierii in situatiile financiare anuale.

Entitatile pot stabili prin proceduri interne ca la efectuarea operatiunilor de inventariere sa participe si contabilii care tin evidenta gestiunii respective, fara ca acestia sa faca parte din comisia de inventariere faptica.

Membrii comisiilor de inventariere nu pot fi inlocuiti decat in cazuri bine justificate si numai prin decizie scrisa, emisa de catre cei care i-au numit.

Administratorul, consiliul de administratie, respectiv membrii directoratului, dupa caz, sunt obligati sa ia masuri pentru crearea conditiilor corespunzatoare de lucru comisiei de inventariere, asigurandu-se cel putin:

- participarea tuturor membrilor comisiei de inventariere la lucrarile de inventariere;
- identificarea tuturor elementelor de activ, datoriilor si capitalurilor proprii care vor fi inventariate, conform normelor si reglementarilor contabile specifice domeniului asigurarilor;
- securitatea sediilor, gestiunii, casieriei si depozitelor etc.;
- dotarea comisiei de inventariere cu instrumente adecvate, cu birotica necesara si cu mijloace tehnice de calcul si de sigilare a spatiilor inventariate;
- tinerea la zi, cu ajutorul programelor informatice, a evidentei tehnice de gestiune a contractelor de asigurare, a valorilor materiale specifice domeniului asigurarilor (evidenta la zi a contractelor de asigurare distribuite) a celorlalte valori, a evidentei contabile, precum si efectuarea confruntarii datelor dintre evidenta tehnica de gestiune si evidenta contabila;
- verificarea gestiunilor privind documentele de asigurare si a disponibilitatilor banesti aflate la dispozitia tuturor intermediarilor in asigurari;
- verificarea gestiunilor privind documentele de asigurare si a disponibilitatilor banesti aflate la dispozitia personalului propriu cu sarcini in incheierea politelor si incasarea primelor de asigurare;
- protectia membrilor comisiei de inventariere in conformitate cu normele de protectie a muncii.

Listele de inventariere se intocmesc pentru fiecare categorie de active, datorii si capitaluri proprii, atat in format letric, cat si in format electronic.
Asiguratorii au obligatia sa organizeze si sa intocmeasca liste de inventariere pentru fiecare categorie de activ, pentru fiecare tip de rezerva tehnica aferenta celor doua categorii de asigurari (de viata si generale).

Informatiile cuprinse in situatiile privind inventarierea activitatii de asigurare sau intermediere se obtin cu ajutorul sistemelor informatice din evidenta tehnica de gestiune a entitatilor.

Asiguratorii care administreaza fonduri de pensii facultative vor intocmi liste de inventariere distincte pentru elemente de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii aferente activitatii de administrare de fonduri de pensii facultative.

Inventarierea imobilizarilor necorporale se efectueaza prin constatarea existentei si apartenentei acestora la entitatile detinatoare, iar in cazul brevetelor, licentelor, marcilor si al altor imobilizari necorporale este necesara dovedirea existentei acestora pe baza titlurilor de proprietate sau a altor documente juridice de atestare a unor drepturi legale.

In listele de inventariere a imobilizarilor necorporale aflate in curs de executie se mentioneaza pentru fiecare obiect in parte, pe baza constatarii la fata locului: denumirea obiectului si valoarea determinata potrivit stadiului de executie, pe baza valorii din documentatia existenta (devize), precum si in functie de volumul lucrarilor realizate la data inventarierii.

Inventarierea terenurilor se efectueaza pe baza documentelor care atesta dreptul de proprietate al acestora si a altor documente, potrivit legii (extras de carte funciara etc.).
Cladirile se inventariaza prin identificarea lor pe baza titlurilor de proprietate existente (numai documente originale) si a dosarului tehnic al acestora. Pentru cladirile care reprezinta active admise sa acopere rezervele tehnice ale asiguratorului, in conformitate cu cerintele normelor emise de Comisia de Supraveghere a Asigurarilor, se solicita de la autoritatile competente documente din care sa rezulte mentiunea ca sunt libere de sarcini.

In listele de inventariere a plasamentelor in terenuri si constructii, reprezentand active admise sa acopere rezervele tehnice ale societatilor de asigurare/reasigurare, se adauga mentiuni potrivit celor consemnate in documentele justificative, care trebuie anexate (extrase de carte funciara etc. - aflate in perioada de valabilitate), in care se specifica ca acestea sunt libere de sarcini si ca sunt asigurate conform unui contract de asigurare, distinct incheiat cu un alt asigurator, sau ca sunt autoasigurate, cu conditia cedarii riscului in reasigurare unor societati de reasigurare de pe piata internationala.

Investitiile puse in functiune total sau partial, carora nu li s-au intocmit formele de inregistrare ca imobilizari corporale, se inscriu in liste de inventariere distincte. De asemenea, lucrarile de investitii care nu se mai executa, fiind sistate sau abandonate, se inscriu in liste de inventariere distincte, mentionandu-se cauzele sistarii sau abandonarii, aprobarea de sistare ori abandonare si masurile ce se propun in legatura cu aceste lucrari.

Inventarierea se efectueaza, de asemenea, pentru lucrarile si serviciile in curs de executie sau neterminate.

Inventarierea lucrarilor de modernizare nefinalizate sau de reparatii ale cladirilor, instalatiilor, mijloacelor de transport si ale altor bunuri se face prin verificarea la fata locului a stadiului fizic al lucrarilor. Astfel de lucrari se consemneaza intr-o lista de inventariere distincta, in care se indica denumirea obiectului supus modernizarii sau reparatiei si valoarea determinata potrivit costului de deviz si celui efectiv al lucrarilor executate.

In listele de inventariere a imobilizarilor corporale, aflate in curs de executie, se mentioneaza pentru fiecare obiect in parte, pe baza constatarii la fata locului: denumirea obiectului si valoarea determinata potrivit stadiului de executie, pe baza valorii din documentatia existenta (devize), precum si in functie de volumul lucrarilor realizate la data inventarierii.

Inventarierea plasamentelor in imobilizari financiare se efectueaza pe baza documentelor originale care atesta detinerea acestora (registrul actionarilor, documente care au stat la baza achizitiei sau primirii cu titlu gratuit, contracte de depozit etc.) sau a confirmarilor cu emitentii, cu respectarea legislatiei in vigoare.

Inventarierea plasamentelor financiare se efectueaza intocmindu-se liste separate pentru plasamentele detinute in cadrul grupului, plasamentele in imobilizari financiare cotate pe piete reglementate si necotate si pe categorii de instrumente financiare (titluri de stat si bonuri de tezaur, obligatiuni emise de autoritati ale administratiei publice locale, actiuni si alte participatii cu randament variabil sau asimilat acestora pe o piata reglementata, imprumuturi pe termen lung, investitii in unitati de fond, alte instrumente financiare etc.).

In listele de inventariere aferente plasamentelor financiare ale asiguratorilor se mentioneaza cel putin denumirea emitentului, contractul, valoarea nominala, data achizitiei, data scadentei, valorile rezultate din evaluarile in conformitate cu reglementarile contabile specifice domeniului asigurarilor, dobanzi de incasat, valoarea pierderilor din creante, precum si orice restrictii sau limitari care ar influenta baza de calcul al determinarii coeficientului de lichiditate sau transferul (tranzactionabilitatea) titlurilor (de exemplu, gaj).

Lista de inventariere a plasamentelor financiare necotate este efectuata pe baza documentelor justificative care au stat la baza determinarii valorilor stabilite cu ocazia inventarierii, precum si a metodelor de determinare a acestora si ajustarilor de valoare calculate si este insotita de aceste documente.

Creantele si obligatiile fata de terti supuse verificarii si confirmarii pe baza extraselor soldurilor debitoare si creditoare ale conturilor de creante si datorii care detin ponderea valorica in totalul soldurilor acestor conturi, precum si datoriile sau creantele fata de asiguratori constituite in baza prevederilor art. 22 si 54 din Legea nr. 136/1995 privind asigurarile si reasigurarile in Romania, cu modificarile si completarile ulterioare, trebuie sa fie confirmate potrivit "Extrasului de cont" (cod 14-6-3) sau punctajelor reciproce scrise.

Nerespectarea prevederilor alin. (1), precum si refuzul de confirmare constituie abateri de la prezentele norme si se sanctioneaza potrivit legii.

In situatia entitatilor care efectueaza decontarea creantelor si obligatiilor pe baza de deconturi interne sau deconturi externe periodice (lunare) confirmate de catre parteneri, aceste documente pot tine locul extraselor de cont confirmate.

Inventarierea soldului creantelor si/sau a obligatiilor fata de bugetele locale sau bugetul consolidat al statului se efectueaza pe baza certificatelor de atestare fiscala eliberate de autoritatile competente, pentru data de 31 decembrie sau pentru sfarsitul perioadei pentru care se efectueaza inventarierea.

Stabilirea stocurilor faptice se face prin numarare sau cantarire, dupa caz. Bunurile aflate in ambalaje originale intacte se desfac prin sondaj, acest lucru urmand a fi mentionat si in listele de inventariere respective.

In listele de inventariere a materialelor se mentioneaza modul in care s-a facut inventarierea, precum si datele tehnice care au stat la baza calculelor respective.
Bunurile aflate asupra angajatilor la data inventarierii (echipamente, mobilier etc.) se inventariaza si se trec in liste de inventariere distincte, specificandu-se persoanele care raspund de pastrarea lor. In cadrul evidentierii acestora pe spatii/locuri de munca, bunurile sunt centralizate si comparate cu datele din evidenta tehnico-operativa, precum si cu cele din evidenta contabila.

Comisia de inventariere are obligatia sa controleze toate locurile in care pot exista bunuri care trebuie supuse inventarierii.

Administreaza preferintele

Norme privind inventarierea activelor si datoriilor