Cheltuieli de protocol administrator. In ce conditii se pot deduce?

In cazul urmator, se inregistreaza cheltuieli de protocol pentru administratorul firmei si un client al aceleiasi firme. Factura are la explicatii scris "masa servita conform BF". Pe BF este defalcat ce s-a consumat. Cheltuielile de protocol si TVA-ul sunt deductibile?

Da, ca si cheltuieli de protocol. Din punct de vedere fiscal, o definitie a cheltuielilor de protocol o regasim la pct. 39 din Titlul III al Normelor metodologice de aplicare a Codului fiscal. Potrivit acesteia, cheltuielile de protocol sunt cheltuieli ocazionate de acordarea unor cadouri, tratatii si mese partenerilor de afaceri, efectuate in scopul afacerii.

Din punctul de vedere al impozitului pe profit, in conformitate cu prevederile art. 21 alin. (3) lit. a) din Codul fiscal, cheltuielile de protocol sunt deductibile in limita unei cote de 2% aplicate asupra diferentei rezultate dintre totalul veniturilor impozabile si totalul cheltuielilor aferente veniturilor impozabile, altele decat cheltuielile de protocol si cheltuielile cu impozitul pe profit.

Asadar, cheltuielile de protocol devin integral nedeductibile, daca societatea obtine pierdere.
TVA este deductibila in masura in care actiunile de protocol sunt realizate in scopuri legate de activitatea economica a companiei, insa potrivit art. 145 alin. (5) lit. b) din Codul fiscal, TVA nu este deductibila taxa datorata sau achitata pentru achizitiile de bauturi alcoolice si produse din tutun, cu exceptia cazurilor in care aceste bunuri sunt destinate revanzarii sau pentru a fi utilizate pentru prestari de servicii.

Daca se poate demonstra ca o masa la un restaurant, de exemplu, a fost achitata in scopul afacerii atunci TVA-ul este deductibil, bineinteles cu exceptia bauturilor alcoolice si a tutunului care desi intra in categoria cheltuielilor de protocol nu este deductibil Aceste achizitii se inregistreaza in contabilitate prin formula contabila:623= 4426.

Manual de politici contabile 2019 - Stick USB

Vezi AICI detalii

Taxe si Impozite Actual Noutati legislative si studii de caz

Vezi AICI detalii

Cheltuieli deductibile si nedeductibile Ghid practic

Vezi AICI detalii

Daca nu se poate demonstra o astfel de legatura, TVA-ul se colecteaza la sfarsitul lunii prin emiterea unei autofacturi.

La pct 33 din Normele metodologice, date in aplicare pentru art. 21 alin. (3) lit. a) din Codul fiscal se fac urmatoarele precizari:

"33. Baza de calcul la care se aplica cota de 2% o reprezinta diferenta dintre totalul veniturilor si cheltuielile inregistrate conform reglementarilor contabile, la care se efectueaza ajustarile fiscale. Astfel, din cheltuielile totale se scad cheltuielile cu impozitul pe profit curent si amanat, cheltuielile de protocol, cheltuielile aferente veniturilor neimpozabile, iar din totalul veniturilor se scad veniturile neimpozabile. In cadrul cheltuielilor de protocol, la calculul profitului impozabil, se includ si cheltuielile inregistrate cu taxa pe valoarea adaugata colectata potrivit prevederilor titlului VI din Codul fiscal, pentru cadourile oferite de contribuabil, cu valoare egala sau mai mare de 100 lei."

Conform principiilor ce deriva din legislatia nationala si din jurisprudenta Curtii de Justitie a Uniunii Europene, pentru aplicarea prevederilor art. 129 alin. (5) lit. a) din Codul fiscal este obligatia persoanei impozabile sa demonstreze ca serviciile acordate gratuit in cadrul actiunilor de protocol sunt realizate in scopuri legate de activitatea economica a acesteia.

Pentru a justifica efectuarea unor cheltuieli de protocol cu partenerii de afaceri, este recomandat ca responsabilul cu organizarea acestei actiuni sa intocmeasca un referat prin care motiveaza necesitatea acestei actiuni. Pe langa referatul respectiv mai puteti intocmi invitatii pentru partenerii de afaceri, procese verbale incheiate cu acestia, contracte incheiate, note de negociere, oferte. In referatul respectiv este recomandabil sa se mentioneze scopul actiunii, de exemplu:

- discutii privind imbunatatirea modului de derulare a contractelor deja existente;
purtarea tratativelor pentru continuarea derularii contractului incheiat pentru o anumita perioada de timp;
- extinderea afacerii pe noi piete de desfacere a produselor;
- mentinerea relatiilor comerciale;

Referatul respectiv trebuie supus aprobarii conducerii societatii pentru efectuarea cheltuielilor respective, confirmand astfel ca actiunea de protocol se desfasoara in scopul sustinerii activitatii economice.

Astfel, mesele de protocol se inregistreaza in contabilitate pe seama contului 623-analitic distinct protocol.

Raspuns oferit pentru www.portalcontabilitate.ro de Dana Hristu, expert contabil